ผู้นำเข้ารายใหญ่ที่ดำเนินงานผ่านท่าเรือแหลมฉบังจัดการตู้คอนเทนเนอร์กว่า 300 TEU ต่อเดือนจาก 8 สายเดินเรือ เวลาที่ตู้คอนเทนเนอร์ค้างเฉลี่ย 5 วันนับจากขนถ่ายจากเรือจนถึงออกจากท่า สาเหตุเกือบทั้งหมดมาจากความล่าช้าในการดำเนินการเอกสาร ใบตราส่งทางทะเล (B/L) มาในรูปแบบต่างๆ ทั้ง PDF ภาพสแกน EDI และแม้แต่แฟกซ์ แต่ละฉบับต้องดึงข้อมูลด้วยมือก่อนที่กระบวนการยื่นใบขนศุลกากรจะเริ่มได้

กระบวนการใบสั่งปล่อยสินค้า (D/O) ก็ต้องทำด้วยมือเช่นกัน หลังผ่านพิธีการศุลกากร พนักงานต้องติดต่อแต่ละสายเดินเรือเพื่อขอปล่อย D/O ซึ่งมักต้องรอ 24-48 ชั่วโมง การจับคู่ข้อมูล B/L กับ D/O ด้วยมือทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่ทำให้ตู้คอนเทนเนอร์ 10-15% ถูกกักไว้เพื่อแก้ไขเอกสาร ค่า demurrage และ detention รวมเฉลี่ย 1.8 ล้านบาทต่อเดือน

ลูกค้าของผู้นำเข้า ส่วนใหญ่เป็นผู้ผลิตยานยนต์และอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ระบบ supply chain แบบ just-in-time ไม่พอใจมากขึ้นกับระยะเวลาการส่งมอบที่คาดเดาไม่ได้ ลูกค้ารายใหญ่สองรายออกคำเตือนอย่างเป็นทางการว่าจะเปลี่ยนไปใช้ผู้นำเข้ารายอื่นหากเวลาค้างไม่ลดลงต่ำกว่า 3 วันภายใน 6 เดือน

KabyTech B/L Processing and D/O Automation Engine ถูกติดตั้งเพื่อจัดการห่วงโซ่เอกสารทั้งหมดตั้งแต่รับ B/L จนถึงปล่อยสินค้า ระบบรับใบตราส่งทางทะเลในทุกรูปแบบ ดึงข้อมูลทุกฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง (ผู้รับสินค้า ผู้รับแจ้ง หมายเลขตู้คอนเทนเนอร์ หมายเลขซีล คำอธิบายสินค้า น้ำหนัก และเงื่อนไขการขนส่ง) และตรวจสอบข้อมูลเทียบกับใบสั่งซื้อของผู้นำเข้าและข้อกำหนดพิกัดศุลกากร

เมื่อ B/L ถูกดำเนินการ ระบบจะเริ่มคำขอ D/O กับสายเดินเรือที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติผ่านการเชื่อมต่อ API โดยตรง (สำหรับสายที่รองรับ) หรือ email template อัตโนมัติ (สำหรับสายที่ยังใช้กระบวนการแมนนวล) เมื่อได้รับ D/O KabyTech จับคู่กับข้อมูล B/L ต้นฉบับ แจ้งเตือนความไม่ตรงกัน และหากตรงกัน จะส่งคำสั่งปล่อยสินค้าไปยังผู้ดำเนินการท่าเรือ

pipeline ทั้งหมดตั้งแต่รับ B/L จนถึงคำสั่งปล่อยสินค้าทำงานโดยต้องการการแทรกแซงจากมนุษย์น้อยที่สุด ระบบดำเนินการ B/L ภายใน 30 วินาทีและสามารถเริ่มคำขอ D/O ได้ภายในไม่กี่นาทีหลังผ่านศุลกากร การติดตามสถานะแบบเรียลไทม์ให้ผู้นำเข้าและลูกค้ามองเห็นว่าตู้คอนเทนเนอร์แต่ละตู้อยู่ที่ไหนในกระบวนการปล่อยสินค้า

การติดตั้งใช้เวลา 5 สัปดาห์ สัปดาห์แรกสร้างการเชื่อมต่อ API กับ 4 สายเดินเรือที่ให้บริการ D/O ดิจิทัลและกำหนดค่า email template อัตโนมัติสำหรับอีก 4 สายที่เหลือ parsing engine ของ KabyTech ถูกฝึกกับ B/L ย้อนหลังกว่า 200 ฉบับจากแต่ละสาย ครอบคลุมความแตกต่างของรูปแบบรวมถึง original telex release และ sea waybill

สัปดาห์ที่สองและสามรันการประมวลผลแบบคู่ขนานกับ B/L ขาเข้าทั้งหมด ระบบประมวลผลเอกสารพร้อมกับทีมแมนนวล และผลลัพธ์ถูกกระทบยอดทุกวัน KabyTech บรรลุความแม่นยำระดับฟิลด์ 99.5% ในการดึงข้อมูล B/L และ 100% ในการจับคู่ D/O กับข้อมูล B/L ทีมแมนนวลไม่พบกรณีใดที่ KabyTech พลาดความไม่ตรงกันที่พวกเขาตรวจพบ

สัปดาห์ที่สี่และห้าเปลี่ยนมาใช้การประมวลผลอัตโนมัติเป็นขั้นตอนหลัก พนักงานได้รับการฝึกอบรมใหม่ในการจัดการข้อยกเว้นและการสื่อสารกับลูกค้าแทนการป้อนข้อมูล ผู้นำเข้ายังติดตั้ง client portal ของ KabyTech ให้ลูกค้าปลายทางมองเห็นสถานะตู้คอนเทนเนอร์แบบเรียลไทม์และเวลาออกจากท่าโดยประมาณ ฟีเจอร์นี้ปรับปรุงคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าทันที

เวลาที่ตู้คอนเทนเนอร์ค้างเฉลี่ยลดลงจาก 5 วันเหลือ 2 วัน ลดลง 60% ตู้คอนเทนเนอร์ที่เร็วที่สุดผ่านได้ภายใน 24 ชั่วโมงหลังขนถ่าย เทียบกับกรณีที่ดีที่สุดก่อนหน้านี้คือ 3 วัน การปรับปรุงความสม่ำเสมอมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของเวลาค้างลดลงจาก 2.1 วันเหลือ 0.4 วัน ให้ลูกค้ามีกรอบเวลาการส่งมอบที่เชื่อถือได้สำหรับการวางแผนการผลิต

ค่า demurrage และ detention ลดลง 40% จาก 1.8 ล้านบาทเหลือ 1.08 ล้านบาทต่อเดือน ค่าใช้จ่ายที่เหลือส่วนใหญ่มาจากความล่าช้าของตารางเรือและความแออัดของท่าเรือ ซึ่งเป็นปัจจัยที่ผู้นำเข้าควบคุมไม่ได้ ค่า demurrage ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ซึ่งเป็นส่วนที่เกิดจากความล่าช้าในการดำเนินการโดยตรง ลดลง 92% จาก 1.1 ล้านบาทเหลือ 88,000 บาทต่อเดือน

ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่เสี่ยงทั้งสองรายได้รับการรักษาไว้ ลูกค้ารายหนึ่งเพิ่มปริมาณนำเข้า 25% หลังเห็นเวลาค้างที่ดีขึ้น โดยอ้าง real-time tracking portal เป็นปัจจัยตัดสิน ผู้นำเข้าได้ลูกค้าใหม่ 3 รายในไตรมาสแรกหลังการติดตั้ง โดยระบุว่าเป็นผลโดยตรงจากความสามารถในการรับประกันเวลาค้างต่ำกว่า 3 วันในข้อตกลงบริการ

สำหรับผู้นำเข้าทางทะเล ความล่าช้าในการดำเนินการเอกสารเป็นปัจจัยหลักที่ควบคุมได้ของเวลาค้างตู้คอนเทนเนอร์และค่า demurrage โดยการทำให้ pipeline ทั้งหมดจาก B/L ถึงการปล่อยสินค้าเป็นอัตโนมัติ KabyTech ลดส่วนของเวลาค้างที่เกี่ยวกับเอกสารจาก 3.5 วันเหลือต่ำกว่า 4 ชั่วโมง ทำให้ผู้นำเข้าส่งมอบตู้คอนเทนเนอร์ได้ภายใน 2 วันหลังขนถ่ายจากเรืออย่างสม่ำเสมอ

การลดค่า demurrage 40% คือ 720,000 บาทต่อเดือนที่ประหยัดได้ เป็นเพียงผลประโยชน์ด้านต้นทุนโดยตรง การรักษาลูกค้าและธุรกิจใหม่ที่เกิดจากเวลาค้างที่เชื่อถือได้มีส่วนสร้างรายได้เพิ่มเติมประมาณ 2.4 ล้านบาทต่อปี สำหรับผู้นำเข้าที่จัดการ 200+ TEU ต่อเดือน การดำเนินการ B/L และ D/O อัตโนมัติเป็นความจำเป็นเชิงกลยุทธ์ ไม่ใช่ความหรูหราด้านการดำเนินงาน

ผู้นำเข้ากำลังขยายการเชื่อมต่อ KabyTech ให้ครอบคลุมการยื่นใบขนศุลกากรอัตโนมัติและการดำเนินการก่อนเรือเข้า โดยตั้งเป้าลดเวลาค้างเพิ่มเติมให้ต่ำกว่า 36 ชั่วโมงสำหรับการขนส่งมาตรฐาน