ตัวแทนการขายทั่วไป (GSA) ที่ดูแลการดำเนินงานระดับภูมิภาคของ Thai Airways Cargo มีหน้าที่สร้าง FWB (Freight Waybill) message สำหรับทุกการจัดส่งที่จองผ่านสำนักงานจองทั้ง 14 แห่งทั่วเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ FWB แต่ละฉบับต้องสร้างด้วยมือในระบบสินค้าของสายการบิน ซึ่งใช้เวลาเฉลี่ย 18 นาทีต่อ air waybill เนื่องจากความซับซ้อนในการกรอกทั้ง 16 ส่วนของ FWB message ด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง

GSA ดำเนินการ FWB ประมาณ 120 ฉบับต่อวัน ที่ 18 นาทีต่อฉบับ ใช้เวลา 36 ชั่วโมง-พนักงานต่อวัน เท่ากับพนักงานเต็มเวลา 4.5 คนที่ไม่ทำอะไรนอกจากสร้าง FWB ข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ประมาณ 8% ของ FWB มีข้อมูลที่ไม่ตรงกันซึ่งปรากฏระหว่างการกระทบยอด CASS (Cargo Accounts Settlement System) ทำให้ GSA มีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 200,000 บาทต่อเดือนจากค่าใช้จ่ายที่โต้แย้ง ใบลดหนี้ และค่าแรงในการแก้ไขด้วยมือ

การกระทบยอด CASS เป็นงานหนักประจำเดือน ทีมการเงินใช้เวลา 5 วันทำการต่อเดือนในการเปรียบเทียบข้อมูลบิล CASS กับบันทึกการจอง ระบุความไม่ตรงกัน และยื่นข้อโต้แย้ง กระบวนการนี้มีโอกาสผิดพลาดสูง และ GSA ประเมินว่า 15-20% ของความไม่ตรงกันที่ถูกต้องไม่ถูกตรวจพบ เป็นรายได้ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้

KabyTech ติดตั้ง FWB Generation Engine ซึ่งสร้าง FWB/16 message ที่สอดคล้องกับมาตรฐานโดยอัตโนมัติจากข้อมูลการจอง เมื่อการจองได้รับการยืนยันในระบบจองของ GSA KabyTech จะดึงรายละเอียดการจอง เพิ่มข้อมูลผู้ส่ง/ผู้รับจากฐานข้อมูลหลัก คำนวณค่าใช้จ่ายตามอัตราที่เกี่ยวข้อง และสร้าง FWB/16 message ครบถ้วน ทั้งหมดภายใน 2 วินาที

FWB ที่สร้างขึ้นถูกตรวจสอบอัตโนมัติเทียบกับมาตรฐาน IATA Cargo-IMP ข้อกำหนดศุลกากรไทย และกฎธุรกิจเฉพาะของสายการบินก่อนส่ง ทุกฟิลด์ในทั้ง 16 ส่วนถูกตรวจสอบรูปแบบ ความสอดคล้องเชิงตรรกะ และความครบถ้วนของข้อมูล ระบบแจ้งเตือนช่องว่างข้อมูลการจองที่จะทำให้เกิดความไม่ตรงกันใน CASS ปลายทาง ช่วยให้เจ้าหน้าที่แก้ไขปัญหาก่อนส่ง FWB

สำหรับการกระทบยอด CASS เครื่องมือจับคู่ของ KabyTech เปรียบเทียบข้อมูล FWB ของ GSA กับไฟล์บิล CASS รายเดือนโดยอัตโนมัติ ระบุความไม่ตรงกันในระดับรายการ และสร้างรายงานข้อยกเว้นพร้อมคำแนะนำการดำเนินการ สิ่งที่เคยใช้เวลา 5 วันทำด้วยมือ ตอนนี้เสร็จใน 15 นาที

การติดตั้งเริ่มด้วยขั้นตอนการเชื่อมต่อ 2 สัปดาห์ เชื่อมต่อ KabyTech กับระบบจองของ GSA และ Cargo-IMP messaging gateway ของสายการบิน วิศวกร KabyTech แม็ปทุกฟิลด์จากบันทึกการจองไปยังส่วน FWB/16 ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงลอจิกเงื่อนไขสำหรับสินค้าพิเศษ (สินค้าอันตราย สัตว์มีชีวิต สินค้าเน่าเสียง่าย) ที่ต้องการ FWB segment เพิ่มเติม

ในสัปดาห์ที่สาม ระบบประมวลผลการจองย้อนหลัง 500 รายการแบบคู่ขนานกับกระบวนการสร้าง FWB ด้วยมือ ผลลัพธ์ถูกเปรียบเทียบทีละ message FWB ที่ KabyTech สร้างตรงกับเวอร์ชันที่สร้างด้วยมือใน 99.4% ของฟิลด์ โดย 0.6% ที่ต่างกันเป็นกรณีที่ FWB ที่สร้างด้วยมือมีข้อผิดพลาดที่ KabyTech หลีกเลี่ยงได้อย่างถูกต้อง

โมดูลกระทบยอด CASS ถูกติดตั้งในเดือนที่สอง ประมวลผลรอบ CASS รายเดือนครั้งแรก ระบบตรวจพบความไม่ตรงกัน 87,000 บาทที่ไม่เคยถูกพบจากเดือนก่อนหน้า ซึ่งเป็นรายได้ที่ GSA สูญเสียไปโดยไม่รู้ตัว เมื่อสิ้นเดือนที่สอง สำนักงานจองทั้ง 14 แห่งเปิดใช้งานการสร้าง FWB อัตโนมัติ

เวลาสร้าง FWB ลดลงจาก 18 นาทีเหลือ 2 วินาทีต่อ AWB ลดลง 99.8% เวลา 36 ชั่วโมง-พนักงานที่เคยใช้ในการสร้าง FWB ถูกขจัดทั้งหมด เจ้าหน้าที่ใช้เวลาในการขาย บริการลูกค้า และการเพิ่มประสิทธิภาพการจองแทนการป้อนข้อมูล GSA สามารถเพิ่มความจุการจองได้ 30% โดยไม่เพิ่มพนักงาน

ความไม่ตรงกันของ CASS ลดลงจาก 200,000 บาทต่อเดือนเหลือศูนย์ การตรวจสอบก่อนส่งจับปัญหาข้อมูลก่อนเข้าสู่ pipeline CASS และการกระทบยอดอัตโนมัติทำให้ข้อผิดพลาดจากฝั่งสายการบินถูกตรวจพบและโต้แย้งภายในไม่กี่ชั่วโมงหลังรับไฟล์ CASS ความพยายามกระทบยอดรายเดือนของทีมการเงินลดลงจาก 5 วันเหลือ 2 ชั่วโมง

ผลกระทบทางการเงินสะสมเกิน 3.6 ล้านบาทในปีแรก: 2.4 ล้านบาทจากการขจัดความไม่ตรงกัน CASS 870,000 บาทจากการกู้คืนความไม่ตรงกันที่ไม่เคยตรวจพบก่อนหน้า และ 380,000 บาทจากการลดค่าล่วงเวลาและการจัดสรรแรงงานใหม่ ระบบคืนทุนภายใน 6 สัปดาห์หลังการติดตั้ง

สำหรับ GSA สายการบินสินค้า การสร้าง FWB และการกระทบยอด CASS เป็นสองกระบวนการที่ใช้แรงงานมากที่สุดและมีโอกาสผิดพลาดมากที่สุดในการดำเนินงานประจำวัน การทำทั้งสองอย่างเป็นอัตโนมัติด้วย KabyTech ขจัดความไม่ตรงกัน 200,000 บาทต่อเดือนและปลดปล่อยแรงงานเทียบเท่า 4.5 FTE จากการป้อนข้อมูลซ้ำซาก

เวลาสร้าง FWB 2 วินาทีหมายความว่าเอกสารไม่เป็นจุดคอขวดในขั้นตอนจากการจองถึงการออกเดินทาง เจ้าหน้าที่สามารถยืนยันการจองและมั่นใจได้ว่า FWB ที่ถูกต้องจะถูกส่งโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยมือหรือการตรวจสอบคุณภาพ ความเร็วและความน่าเชื่อถือนี้เป็นความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดที่ GSA ถูกตัดสินจากประสิทธิภาพการดำเนินงาน

GSA กำลังทำงานร่วมกับ KabyTech เพื่อทำ airline messaging เพิ่มเติมให้เป็นอัตโนมัติ รวมถึง FSU (การอัปเดตสถานะการจัดส่ง) และ FFR (คำขอจอง) เพื่อมุ่งสู่ cargo messaging อัตโนมัติเต็มรูปแบบตั้งแต่ต้นจนจบ