ตัวแทนขนส่งสินค้าที่วุ่นที่สุดแห่งหนึ่งที่ดำเนินงานจากสนามบินสุวรรณภูมิ ดำเนินการ air waybill กว่า 800 ฉบับต่อวันจากพันธมิตรสายการบิน 12 แห่ง การดำเนินงานใช้พนักงานป้อนข้อมูล 18 คนทำงาน 3 กะเพื่อป้อนข้อมูล AWB เข้าสู่ระบบ forwarding และต่อเข้า CargoWise สำหรับการส่งศุลกากร พนักงานใช้เวลา 60-70% ในการป้อนข้อมูลล้วนๆ เหลือความจุน้อยมากสำหรับการจัดการข้อยกเว้นและการสื่อสารกับลูกค้า

การป้อนด้วยมือทำให้เกิดข้อผิดพลาดในอัตราประมาณ 2.3% ต่อ AWB แม้จะดูน้อย แต่ที่ AWB กว่า 800 ฉบับต่อวัน หมายความว่ามี 18-19 ฉบับต่อวันที่มีข้อผิดพลาดตั้งแต่น้ำหนักและจำนวนชิ้นที่ไม่ถูกต้อง ไปจนถึงที่อยู่ผู้ส่งผิดและคำอธิบายสินค้าผิดพลาด ข้อผิดพลาดเหล่านี้ส่งผลต่อเนื่องเป็นการปฏิเสธจากศุลกากร ความไม่ตรงกันกับสายการบิน และข้อพิพาทการเรียกเก็บเงินที่ใช้เวลาเพิ่มอีก 4 FTE-ชั่วโมงต่อวันในการแก้ไข

ตัวแทนขนส่งเผชิญกับเพดานความจุ ปริมาณช่วง peak season มักเกิน 1,000 AWB ต่อวัน แต่ทีมไม่สามารถดำเนินการเกิน 850 ฉบับได้โดยไม่ทำงานล่วงเวลา การจ้างพนักงานเพิ่มไม่คุ้มค่า พนักงานป้อนข้อมูลสินค้าที่ผ่านการฝึกอบรมในกรุงเทพฯ มีเงินเดือน 25,000-35,000 บาทต่อเดือน และระยะเวลาฝึกอบรม 3 เดือนทำให้พนักงานใหม่ไม่สามารถช่วยรับมือกับปริมาณงานตามฤดูกาลที่เกิดขึ้นทันทีได้

KabyTech AWB Processing Engine ถูกติดตั้งเพื่อดึงข้อมูลและตรวจสอบทั้ง 29 ส่วนของ FWB message จาก air waybill ขาเข้าโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด ระบบจัดการ AWB กระดาษสแกน, airline EDI feeds (FWB/16, FHL), เอกสาร PDF และการเชื่อมต่อ API โดยตรงกับระบบสินค้าของสายการบิน ทุกฟิลด์ถูกตรวจสอบเทียบกับมาตรฐาน IATA กฎเฉพาะของสายการบิน และข้อกำหนดศุลกากรไทยก่อนส่งต่อ

ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วถูกส่งไปยัง CargoWise ผ่าน native API โดยอัตโนมัติ บันทึกข้อมูลการจัดส่ง ใบขนศุลกากร และรายการบัญชีโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยมือ ระบบแม็ปข้อมูลเฉพาะของแต่ละสายการบินไปยังการตั้งค่า CargoWise ของตัวแทนขนส่ง จัดการความแตกต่างในการปัดเศษน้ำหนัก รูปแบบขนาด และการแม็ปรหัสค่าใช้จ่ายที่ก่อนหน้านี้ต้องปรับด้วยมือ

แดชบอร์ดเรียลไทม์ให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมองเห็นสถานะการประมวลผลของทั้ง 12 สายการบิน แจ้งเตือนข้อยกเว้นที่ต้องการการตรวจสอบโดยมนุษย์ ระบบประมวลผล AWB แต่ละฉบับภายใน 3 วินาทีและ batch สูงสุด 50 ฉบับแบบคู่ขนาน ทำให้ปริมาณงานทั้งวันสามารถประมวลผลเสร็จภายใน 90 นาทีโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยมือ

การติดตั้งถูกจัดโครงสร้างเป็นการเปิดตัว 6 สัปดาห์ โดยเพิ่มสายการบินเป็นกลุ่มละ 4 แห่ง สัปดาห์ที่หนึ่งและสองเน้นสายการบินที่มีปริมาณสูงสุด 4 แห่ง ซึ่งคิดเป็น 55% ของ AWB รายวัน KabyTech กำหนดค่า extraction template ตรวจสอบเทียบกับ AWB ย้อนหลังกว่า 500 ฉบับต่อสายการบิน และสร้างการเชื่อมต่อ CargoWise API พร้อม field mapping ครบถ้วน

สัปดาห์ที่สามและสี่เพิ่มสายการบินอีก 4 แห่ง รวมถึงสองแห่งที่ใช้รูปแบบ PDF AWB ที่ไม่เป็นมาตรฐานซึ่งต้องใช้ parsing logic เฉพาะ ทีม KabyTech สร้างกฎ extraction เฉพาะสายการบินและตรวจสอบในโหมดคู่ขนานควบคู่กับกระบวนการแมนนวล เมื่อถึงสัปดาห์ที่สี่ 85% ของปริมาณงานรายวันถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ

สัปดาห์ที่ห้าและหกครอบคลุมสายการบินที่เหลืออีก 4 แห่งและปรับแต่งกฎจัดการข้อยกเว้น ทีมปฏิบัติการของตัวแทนขนส่งได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับแดชบอร์ดและขั้นตอนจัดการข้อยกเว้น เมื่อเปิดใช้งาน ระบบบรรลุ straight-through processing 99.8% หมายความว่ามีเพียง 0.2% ของ AWB เท่านั้นที่ต้องการการแทรกแซงด้วยมือ

ตัวแทนขนส่งดำเนินการ AWB กว่า 800 ฉบับต่อวันโดยไม่มีการปฏิเสธจากศุลกากร อัตราข้อผิดพลาด 2.3% ลดลงเหลือ 0.01% โดยข้อผิดพลาดที่เหลือจำกัดเฉพาะปัญหาจากเอกสารต้นทาง (สแกนไม่ชัดหรือข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลของสายการบิน) ไม่ใช่ข้อผิดพลาดในการประมวลผล การปฏิเสธจากศุลกากรซึ่งเคยมีค่าใช้จ่ายประมาณ 450,000 บาทต่อเดือนจากความล่าช้าและค่าปรับ ลดลงเหลือศูนย์ภายใน 45 วันหลังการติดตั้งเต็มรูปแบบ

การประหยัดค่าแรงเป็นที่น่าทึ่ง ระบบขจัดงานป้อนข้อมูล 12 FTE-ชั่วโมงต่อวัน ตำแหน่งป้อนข้อมูล 6 ตำแหน่งถูกย้ายไปทำงานบริการลูกค้า จัดการข้อยกเว้น และสนับสนุนการขาย พนักงานที่เหลือมุ่งเน้นเฉพาะงานที่มีมูลค่าสูง ได้แก่ การขนส่งที่ซับซ้อน การจัดการเรื่องร้องเรียนของลูกค้า และการเจรจาอัตรา ผลิตภาพแรงงานโดยรวมเพิ่มขึ้น 67%

ความจุช่วง peak season ไม่เป็นข้อจำกัดอีกต่อไป ระบบรองรับ AWB กว่า 1,500 ฉบับต่อวันได้อย่างสบายโดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากร ตัวแทนขนส่งประมวลผลสถิติใหม่ 1,847 AWB ในวันเดียวระหว่างช่วง peak เดือนธันวาคมด้วยทีมเดิมที่ก่อนหน้านี้ดำเนินการเกิน 850 ฉบับไม่ได้ รายได้ต่อพนักงานเพิ่มขึ้น 42% ในไตรมาสแรกเต็มหลังการติดตั้ง

สำหรับตัวแทนขนส่งสินค้าปริมาณสูง การป้อนข้อมูล AWB ด้วยมือเป็นจุดคอขวดด้านการดำเนินงานที่ใหญ่ที่สุดและเป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาด โดยการทำให้การดึงข้อมูล การตรวจสอบ และการเชื่อมต่อระบบปลายทางเป็นอัตโนมัติ KabyTech ขจัดทั้งจุดคอขวดและข้อผิดพลาดไปพร้อมกัน อัตราการปฏิเสธเป็นศูนย์ไม่ใช่เป้าหมาย แต่เป็นผลลัพธ์ที่วัดได้จากการดำเนินงานต่อเนื่อง 60+ วัน

การประหยัด 12 FTE-ชั่วโมงต่อวันและรายได้ต่อพนักงานที่เพิ่มขึ้น 42% แสดงให้เห็นว่าการทำเอกสารอัตโนมัติไม่ใช่เพียงเครื่องมือลดต้นทุน แต่เปลี่ยนแปลงรูปแบบความจุและผลกำไรของการดำเนินงาน forwarding อย่างรากฐาน ตัวแทนขนส่งสามารถเพิ่มปริมาณงานได้โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานตามสัดส่วน

ตัวแทนขนส่งได้ขยายการเชื่อมต่อ KabyTech ให้ครอบคลุมการประมวลผล house AWB อัตโนมัติ การจัดการ consolidation และการกระทบยอดใบแจ้งหนี้สายการบิน เพื่อมุ่งสู่การดำเนินงาน back-office อัตโนมัติเต็มรูปแบบ